LAPORAN
MANAJEMEN
SISTEM INFORMASI
DI SMK NEGERI 11 BANDUNG
Untuk memenuhi salah
satu tugas kelompok
Mata Kuliah Manajemen
Sistem Informasi
Oleh:
Ananda
Hidayat (1405490)
Cepy
Abdilla N. (1400158)
Febri
Rachmawati (1403939)
Reza
Prima Saputra (1403361)
Tika
Nafisah (1406999)
Wesih
Malia (1404674)
JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN
PERKANTORAN
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN
BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis panjatkan kahadiran Tuhan YME atas rahmat dan
karunia-Nya. Penulis dapat
menyelesaikan Laporan Observasi ini,
sebagai salah satu tugas mata kuliah Manajemen Sistem Informasi.
Di dalam
makalah laporan observasi ini, Penulis mencoba
menjabarkan sedikit tentang hasil observasi yang Penulis lakukan di SMK 11 Bandung tentang Sistem
Informasi di sekolah tersebut. Dengan terselesaikannya laporan observasi
singkat ini, Penulis
sampaikan terimakasih kepada orang tua kami, bapak Dr. Rasto,M.Pd. selaku dosen
mata kuliah Manajemen Sistem Informasi dan teman-teman yang ikut serta sampai
terselesaikannya laporan observasi ini.
Semoga
makalah laporan observasi ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnya bagi Penulis dan umumnya untuk para pembaca. Semoga makalah ini, dapat menambah wawasan dan
ilmu pengetahuan kita semua. Oleh
karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan.
Bandung, Mei 2016
Penulis,
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PROFIL SEKOLAH
1.1 Sejarah Singkat
Keberadaan SMK Negeri 11 Bandung, diawali dengan
berdirinya SMEA Cimahi sebagai Filial SMEA Negeri 1 Negeri Bandung pada tahun
1968, dengan menempati SMP Negeri 2 Cimahi, kemudian pindah menempati SD Utama
Leuwi Gajah sampai dengan tahun 1969. Awal tahun 1970 sempat pindah menempati
SMP Negeri 1 Cimahi sampai tanggal 1 April 1970. Sejak tanggal 1 April
1970 tersebut SMEA Cimahi mengawali sejarah baru menempati bangunan, yang
semula diperuntukkan untuk Sekolah Teknik, berlokasi di jalan Budi Cilember,
sampai tanggal 30 Juli 1980, dengan SK Mendikbud no 0207/0/1980, melepas status
filialnya menjadi SMEA Negeri Cimahi. Pada tanggal 7 April 1987 dengan SK
Mendikbud RI (nomenklatur SMK), nomor 036/0/1987 berubah nama menjadi SMK
Negeri 11.
Juni 2003, SMKN 11 membuka program keahlian Rekayasa Perangkat Lunak,
merupakan program re-engenering Dikmenjur. SMKN 11 Bandung berlokasi di
jalan Budi Cilember, kelurahan Sukaraja, Kecamatan Cicendo, berbatasan dengan
Kota Cimahi.Jalan Budi terletak di jalan raya Cibeureum, dari arah Bandung,
terletak sebelah kanan, setelah melewati jembatan Cimindi. Dari arah
Jakarta, terdapat di sebelah kiri, sebelum jembatan Cimindi. Di Belakang
Radio LITA Fm. Berdasarkan SK Mendiknas Nomor : 3587/C5.3/Kep/KU/2007 tanggal
27 Juli 2007 SMK Negeri 11 Bandung dinominasikan menjadi Rintisan Sekolah
berstandar Internasional. Tahun 2007 merupakan era baru dengan akan
diterapkannya pencapaian visi lembaga berdasarkan profil Sekolah Berstandar
Internasional.Pada tanggal 03 Agustus 2008 memperoleh sertifikat ISO 9001:2000
, dengan sisstem manajemen mutu ISO 9001:2000, SMK Negeri 11 Bandung siap
melayani dan melaksanakan peningkatan mutu sumber daya pendidikan yang mampu
bersaing di era global.
1.2 Visi dan Misi Sekolah
1.
Visi
Sekolah
Visi SMK Negeri 11 Bandung dibangun
dengan akronim SB3, yaitu :
“Menjadi SMK berbudaya,
berbasis teknologi informasi dan bertaraf Internasional pada tahun 2016 “
Dalam pengertian :
1. Menjunjung tinggi jati diri bangsa ,
yaitu bangsa Indonesia, dan keunikan budaya Jawa Barat
2. Mampu dan proaktif menjawab
tantangan zaman yang selalu berubah melalui keunggulan kompetitif dibidang
kompetensi ICT dan entrepreuneur
3. Indikator keberhasilannya adalah
sekolah sebagai lembaga pendidikan berhasil meraih profil sekolah bertaraf internasional
tahun 2016
2.
Misi
Sekolah
Misi SMK
Negeri 11 Bandung disingkat SMK:
1. Siap memberikan layanan pendidikan
yang berkualitas
- Meningkatkan Pemninaan Sekolah Sehat dan Sekolah Berbudaya Lingkungan yang diintegrasikan pada proses pembelajaran bagi peserta didik dengan memberi keteladanan, memotivasi, mengilhami, dan memberdayakan
- Komitmen tinggi untuk menghasilkan tamatan yang beriman, bertakwa, berahlak mulia, cerdas, mandiri dan kompetitif sesuai kebutuhan masyarakat lokal dan global
1.3 Tujuan Sekolah
Tujuan SMK
Negeri 11 Bandung dijabarkan berdasarkan tujuan umum pendidikan, visi dan misi
sekolah. Berdasarkan tiga hal tersebut, dapat dijabarkan tujuan dari SMK Negeri
11 Bandung adalah
1. Terdepan, Terbaik, dan Terpercaya
dalam hal ketakwaan terhadap Tuhan
Yang Maha Esa
2. Terdepan, Terbaik dan Terpercaya
dalam pengembangan potensi, kecerdasan dan minat
3. Terdepan, Terbaik dan Terpercaya
dalam perolehan Nilai UAN
4. Terdepan, Terbaik dan Terpercaya
dalam persaingan masuk jenjang Perguruan Tinggi dan Dunia Kerja
5. Terdepan, Terbaik dan Terpercaya
dalam membekali peserta didik agar memiliki keterampilan teknologi informasi
dan komunikasi serta mampu mengembangkan diri secara mandiri.
6. Terdepan, Terbaik dan Terpercaya
dalam persaingan secara global
7. Terdepan, Terbaik dan Terpercaya
dalam pelayanan
1.5 Kebijakan Mutu dan Sistem Nilai
SMK Negeri 11 Bandung bertekad menerapkan dan
mempertahankan secara konsistenSistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 agar menjadi
lembaga diklat yang berwawasan internasional bidang keahlian Bisnis Manajemen
dan Teknologi Informasi Komunikasi dengan mengacu pada profil Sekolah Mandiri.Demi
kepuasan pelanggan, kami segenap warga SMK Negeri 11 Bandungbertanggungjawab
dan berperan aktif dalam melaksanaan perbaikan secara berkelanjutan sistem manajemen
mutu secara efektif.Kebijakan Mutu SMK Negeri 11 Bandung di
atas dibangun melalui budaya mutu SEBELAS, yaitu dalam menjalankan
aktivitasnya, semua pihak yang ada di lingkungan SMK Negeri 11 Bandung
berupaya menjungjung dan menerapkan nilai-nilai yang menjadi dasar dari
setiap aktivitas keseharian. Nilai-nilai disingkat SEBELAS , yaitu :
1.
Servis
terbaik untuk semua anggota organisasi dan stake holder
2.
Efisiensi
dan efektifitas dalam mencapai visi, misi
3.
Bertanggung
jawab dalam menjalankan tugas
4.
Empati
kepada semua pihak
5.
Loyal
terhadap komitmen
6.
Aktif
mengembangkan diri sebagai masyarakat pembelajar
7.
Smart
dalam menyelesaikan masalah
Komitmen
Manajemen
“Kami manajemen SMK Negeri 11
Bandung bertekad menerapkan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 secara konsisten dan konsekuen untuk menjadi sekolah Mandiri”
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 secara konsisten dan konsekuen untuk menjadi sekolah Mandiri”
BAB II
LANDASAN TEORITIS
2.1 Pengertian Manajemen Sistem Informasi
Manajemen adalah suatu proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan,
menjalankan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu (nurhayati, 2010, p. 3).
Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain (Siagian, 2007, p. 1).
Manajemen adalah suatu
proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan pengawasan usaha anggota dalam organisasi,
serta penggunaan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan (kusmuriyanto, 2012, p. 109)
Dari beberapa
pengertian para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah
pengelolaan suatu pekerjaan untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan dengan cara menggerakkan orang lain untuk bekerja.
Menurut John F.
Nash dalam(Pratita, 2014, p. 14) mengatakan bahwa
sistem informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi,
media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang
penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen
dan pemakai intern dan ekstern dan mnyediakan dasar pengambilan keputusan yang
tepat.
Menurut
Robert G. Murdick dalam (Pratita, 2014, p. 23), Sistem
informasi manajemen adalah suatu kelompok orang, seperangkat pedoman dan
petunjuk, peralatan pengolah data ( seperangkat elemen ) memilih, menyimpan,
mengolah dan mengambil kembali data ( mengoperasikan data dan barang ) untuk
mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan ( mencari tujuan bersama )
dengan menghasilkan informasi untuk manajer pada waktu mereka dapat
menggunakannya dengan paling efisian
Dari
uraian pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen sistem informasi
yaitu mata kuliah yang mempelajari cara-cara mengelola pekerjaan informasi
dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip
manajemen.
Strategi pengembangan
sistem informasi meliputi tiga pilar utama, yaitu Information System Strategy
(ISS), Information Technology Strategy (ITS), dan Information Management
Strategy (IMS).Keterkaitan tiga pilar tersebut diilustrasikan pada Gambar.
Gambar 1 menjelaskan ISS, ITS, dan IMS
mempunyai fokus yang berbeda namun memiliki keterkaitan yang sangat erat
sehingga perubahan pada salah satu strategi akan sangat mempengaruhi strategi
yang lain. ISS menekankan pada hubungan antara informasi dan kebutuhan bisnis
organisasi.ITS fokus pada teknologi yang harus dimiliki dan dikembangkan
organisasi. IMS berorientasi pada teknik manajemen yang akan dipergunakan
organisasi.
1. Information
System Strategy (ISS)
ISS berkaitan dengan bagaimana
mendefinisikan kebutuhan informasi yang mendukung kebutuhan organisasi secara
umum, untuk menjamin terjadinya “the flow of information” yang efektif dan
berkualitas.Setiap organisasi memiliki kebutuhan informasi yang unik. Keunikan
tersebut antara lain terlihat dari
- jenis dan karakteristik informasi,
- relevansi informasi yang dihasilkan,
- kecepatan alir informasi dari satu bagian ke bagian lain dalam organisasi,
- keakuratan informasi,
- target nilai ekonomis informasi yang diperoleh,
- batasan biaya yang harus dikeluarkan dalam pengolahan informasi, dan
- struktur para pengguna informasi.
Berdasarkan faktor-faktor keunikan tersebut
sistem informasi yang dikembangkan oleh rumah sakit misalnya akan berbeda
dengan sistem informasi yang dikembangkan oleh bank. Bahkan sistem informasi
yang dikembangkan oleh rumah sakit A akan berbeda dengan sistem informasi yang
dikembangkan oleh rumah sakit B.
Adanya keunikan
informasi pada setiap organisasi, ISS perlu memperhatikan siklus informasi
(information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycles),
sebagaimana diilustrasikan pada Gambar.
Sumber: http://dosen.amikom.ac.id.
Siklus informasi
tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut. Data
dari setiap kejadian atau aktivitas diinput, untuk selanjutnya diproses
berdasarkan model tertentu. Proses tersebut akan menghasilkan informasi yang
bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu
keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Keputusan atau tindakan tersebut
akan menghasilkan kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali
sebagai data untuk dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya.
2. Information
Technology Strategy (ITS),
Komponen utama yang
dibutuhkan untuk menghasilkan sebuah sistem informasi yang efektif dan efisien
adalah teknologi informasi.Teknologi informasi merupakan sebuah domain dari
produk-produk hasil perkembangan ilmu komputer dan telekomunikasi. Oleh karena
ituITS berkaitan dengan strategi memilih teknologi sistem komputer (hardware
dan software), dan teknologi sistem telekomunikasi yang akan digunakan
organisasi.
Pada kenyataannya, saat
ini terdapat beragam tipe produk yang berkaitan dengan teknologi
informasi.Fenomena yang terlihat sehubungan dengan hal ini adalah berlombanya
beribu-ribu perusahaan untuk menciptakan produk-produk yang dapat dijadikan
standar internasional pada kelasnya masing-masing. Berdasarkan kenyataan ini
sudah terlihat, bahwa perusahaan memerlukan strategi khusus paling tidak dalam
memilih teknologi mana saja yang akan dibeli dan dimanfaatkan agar dapat
dikembangkan sistem informasi yang dibutuhkan. Alasan lain diperlukannya ITS
adalah karena adanya suatu resiko tertentu yang akan menjadi tanggungan
perusahaan sehubungan dengan pemilihan suatu teknologi tertentu. ITS diperlukan
karena alasan berikut.
- Perkembangan teknologi informasi sedemikian cepatnya (tumbuh secara eksponensial) sehingga usia suatu produk tertentu sangat pendek karena tergantikan dengan versi yang baru yang lebih baik;
- Untuk satu jenis kelas produk, terdapat beribu-ribu vendor yang menjualnya dengan kelebihan dan kekurangan kualitas produk dan pelayanan yang dimiliki;
- Sistem teknologi informasi terdiri dari ratusan komponen berbeda yang disatu sisi saling independen, sementara di sisi lain memiliki ketergantungan yang sangat tinggi;
- Perusahaan dapat melihat infrastruktur teknologi informasi ini dari berbagai sudut pendekatan, seperti teknologi informasi sebagai cost center, profit center, investment center, atau service center yang masing-masing memiliki cara penanganan yang berbeda;
- Teknologi informasi yang dibangun harus secara signifikan menjawab kebutuhan akan informasi yang telah didefinisikan pada ISS dengan catatan tetap mempertimbangkan keterbatasan perusahaan (misalnya biaya investasi dan kemampuan sumber daya manusia);
3. Information Management Strategy (IMS)
IMS berkaitan dengan
strategi menentukan orang atau unit organisasi yang akan menangani sistem
informasi dalam organisasi. IMS menjabarkan strategi organisasi agar target
pembentukan sebuah sistem informasi yang handal dengan menggunakan teknologi
informasi yang ada dapat diterapkan secara operasional baik untuk jangka
pendek, jangka menengah, dan jangka panjang, sejalan dengan tumbuhnya
organisasi di masa mendatang. Tekanan strategi di sini tidak hanya pada siapa
yang akan bertanggung jawab terhadap implementasi sistem informasi, tetapi
lebih jauh lagi pada bagaimana sistem yang telah dibangun dapat dipelihara dan
dikembangkan di kemudian hari.
2.2 Konsep Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu
sistem yang baru untukmenggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaikisistem yang telah ada.
a.
Prinsip-prinsip pengembangan sistem:
1. Sistem yang
dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang
dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Maka setiap investasi
modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :
-
Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
-
Investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang
dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja dan
tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses
pengembangan sistem
5. Proses pengembangan
sistem tidak harus urut
6. Jangan takut
membatalkan proyek
7.
Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
b.
Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan
masih timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap
pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk
mengatasinya dan proses ini kembali ke proses yang pertama. Siklus ini disebut
dengan Siklus Hidup suatu Sistem.Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat
didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional
dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem
informasi.
Siklus
hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu :
a. Perencanaan
sistem
b. Analisis
sistem
c. Perancangan
sistem secara umum / konseptual
d. Evaluasi
dan seleksi sistem
e. Perancangan
sistem secara detail
f. Pengembangan
Perangkat Lunak dan Implementasi sistem
g. Pemeliharaan
/ Perawatan Sistem
Keenam
fase siklus hidup pengembangan sistem ini dapat digambarkan
seperti
pada Gambar di bawah ini.
a.
Fase Perencanaan Sistem
·
Dibentuk suatu struktur kerja strategis
yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi
kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
·
Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan
berdasarkan prioritasnya. Proyekdengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk
pengembangan.
·
Sumber daya baru direncanakan untuk, dan
dana disediakan untukmendukung pengembangan sistem.
Selama
fase perencanaan sistem, dipertimbangkan :
·
faktor-faktor kelayakan (feasibility
factors) yang berkaitan dengankemungkinan
berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dandigunakan,
·
faktor-faktor strategis (strategic
factors) yang berkaitan denganpendukung sistem
informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuksetiap proyek yang
diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untukmenentukan proyek sistem
mana yang akan menerima prioritas yangtertinggi.
Suatu
sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhikriteria-kriteria
sebagai berikut :
·
Kelayakan teknis untuk
melihat apakah sistem yang diusulkan dapatdikembangkan dan diimplementasikan
dengan menggunakan teknologiyang ada atau apakah teknologi yang baru
dibutuhkan.
·
Kelayakan ekonomis untuk
melihat apakah dana yang tersedia cukupuntuk mendukung estimasi biaya untuk
sistem yang diusulkan.
·
Kelayakan legal untuk
melihat apakah ada konflik antara sistem yangsedang dipertimbangkan dengan
kemampuan perusahaan untukmelaksanakan kewajibannya secara legal.
·
Kelayakan operasional untuk
melihat apakah prosedur dan keahlianpegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan
sistem yang diusulkanatau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan
keahlian.
·
Kelayakan rencana berarti
bahwa sistem yang diusulkan harus telahberoperasi dalam waktu yang telah
ditetapkan.
Selain
layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung
faktor-faktorstrategis,seperti:
·
Produktivitas mengukur
jumlah output yang dihasilkan oleh input yangtersedia. Tujuan produktivitas
adalah mengurangi atau menghilangkanbiaya tambahan yang tidak berarti.
Produktivitas ini dapat diukur denganrasio antara biaya yang dikeluarkan dengan
jumlah unit yang dihasilkan.
·
Diferensiasi mengukur
bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkanproduk atau pelayanan yang sangat
berbeda dengan produk danpelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai
denganmeningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang
lebihcepat, dan biaya yang lebih rendah.
·
Manajemen melihat
bagaimana sistem informasi menyediakan informasiuntuk menolong manajer dalam
merencanakan, mengendalikan danmembuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat
dengan adanya laporan-laporantentang efisiensi produktivitas setiap hari.
b.
Fase Analisis Sistem
Dalam
fase ini dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan
timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan,
kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya,
keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
·
Fase analisis sistem adalah fase
profesional sistem melakukan kegiatananalisis sistem.
·
Laporan yang dihasilkan menyediakan
suatu landasan untuk membentuksuatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis
sistem.Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang
alasanuntuk mengembangkan suatu sistem baru.
·
Ruang lingkup analisis sistem ditentukan
pada fase ini. Profesional sistemmewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan
pemakai yangbersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan
menentukankebutuhan pemakai.Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan
mungkin tidakdiketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat
untukmemungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.
·
Pada akhir fase analisis sistem, laporan
analisis sistem disiapkan. Laporanini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi.
Bila laporan ini disetujui,tim proyek sistem siap untuk memulai fase
perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem
harus menjalankananalisis tambahan sampai semua peserta setuju.
c.
Fase Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual
Arti Perancangan Sistem
·
Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup
Pengembangan Sistem
·
Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan
fungsional
·
Persiapan untuk rancang bangun
implementasi
·
Menggambarkan bagaimana suatu sistem
dibentuk
·
Yang dapat berupa penggambaran,
perencanaan dan pembuatan sketsaatau pengaturan dari beberapa elemen yang
terpisah ke dalam satukesatuan yang utuh dan berfungsi
·
Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan
Tujuan
Perancangan Sistem
·
Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai
sistem
·
Untuk memberikan gambaran yang jelas dan
rancang bangun yanglengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik
lainnya yangterlibat
Dalam
fase ini dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai.Alternatif
ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai.Alternatif perancangan konseptual
memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok
untuk kebutuhan mereka. Pada fase ini analis sistem mulai merancang proses
dengan mengidentifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh
sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan.Biasanya,
perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila
sistem telah selesai dibentuk.Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada
tampilan komputer.Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk
menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output,
input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan
sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan,dihitung atau disimpan.
Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket,
pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file-file dokumen. Prosedur-prosedur
yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.
d.
Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem
Akhir
fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untukkeputusan
investasi.Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai
kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai
secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem.Jika
tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan
sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan
dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan
salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu
alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk
sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya.
e.
Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional
Fase
perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan
secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara
detail.Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form
tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui
oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik
untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan.Berdasarkan
perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input
menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau
batch. Macam-macam
model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai
dan personel operasi
agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan.Database dirancang
untuk menyimpan dan mengakses data.Kendali-kendaliyang dibutuhkan untuk
melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan.Pada
beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang
kemampuan tambahan macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.
Pada
akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan.Laporan ini
mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing
rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan.Laporan ini dapat juga
dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan
menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi
lainnya.Meskipun sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen rancangan
sistem, review terhadap rancangan sistem secara detailharus dilakukan kembali
secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem danpersonel manajemen,
sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini.Tujuan
dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan error dan
kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan
atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya
yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan
terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan,
perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani
laporan perancangan secara detail.
f.
Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem
Pada
fase ini sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.Sejumlah tugas harus
dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasisistem baru. Laporan
implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaiturencana
implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program andEvaluation
Review Technique (PERT) Chart danpenjadwalan proyek dan teknik manajemen.
Bagian kedua adalahlaporan yang menerangkan tugas penting untuk
melaksanakanimplementasi sistem, seperti :
·
pengembangan perangkat lunak
·
Persiapan lokasi peletakkan sistem
·
Instalasi peralatan yang digunakan
·
Pengujian Sistem
·
Pelatihan untuk para pemakai sistem
·
Persiapan dokumentasi
·
Metode Pengembangan Sistem
Informasi
Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan
beberapa cara. Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan dua cara.
Cara pertama adalah pengembangan sistem informasi konvensional dengan
menggunakan siklus hidup pengembangan sistem atau system development life cycle
(SDLC). Sistem dikembangkan oleh analis sistem, yaitu orang yang memiliki
kemampuan mengembangkan sistem cara profesional. Pengembangan sistem dilakukan
melalui tahapan analisis sistem, perancangan sistem, implementasi sistem, dan
operasi serta perawatan sistem.
Cara kedua adalah dengan menggunakan metode baru yang
merupakan metode alternatif dari metode SLDC, sehingga dapat disebut dengan
metode-metode alternatif (alternatif methods) meliputi (1) Paket (package), (2)
Prototipe (prototyping), (3) Pengembangan oleh pemakai akhir (end-user
development atau end-user computing), (4) Outsourcing.
1. Paket (package)
Pengembangan sistem dilakukan dengan membeli paket yang sudah tersedia.Faktor-faktor
yang harus diperhatikan dalam memilih paket adalah spesifikasi paket yang
dibutuhkan, ketersediaan paket, dan hasil evaluasi kemampuan paket.
2. Prototyping
Merupakan pengembangan sistem secara bertahap, yaitu dengan mengembangkan
prototipe sederhana dulu dan ditingkatkan dari waktu ke waktu sampai sistem
selesai dikembangkan.
3. End User
Computing
Pengembangan sistem oleh pemakai sistem dan digunakan oleh pemakai sistem
itu sendiri.
4.
Outsourcing
Pengembangan sistem dengan bantuan
pihak ke tiga dan sekaligus dioperasikan oleh pihak ketiga.Pemakai sistem dapat
menggunakan sistem dengan menerima informasi secara periodik oleh pihak ketiga
atau dapat menggunakan terminal yang dihubungkan ke tempat pihak ketiga yang
mengoperasikan sistem.
Tabel di bawah menunjukkan
perbedaan pengembang dan pengguna sistem berdasarkan metode pengembangan sistem
yang dipilih oleh organisasi.
Tabel Pengembang dan Pengguna Sistem
Berdasarkan Metode Pengembangan Sistem
Metode Pengembangan Sistem
|
Pengembang
|
Pengguna
|
SDLC
|
Analis sistem
|
Departemen sistem informasi
|
Paket
|
Pihak ketiga
|
Departemen sistem informasi
|
Prototyping
|
Analis sistem
|
Pemakai sistem
|
End User Computing
|
Pemakai sistem
|
Pemakai sistem
|
Outsourcing
|
Pihak ketiga
|
Pihak ketiga
|
Pemilihan metode pengembangan sistem
informasi perlu dilakukan dengan tepat agar sistem yang dikembangkan sesuai
dengan spesifikasi yang ditetapkan organisasi, tepat waktu dan sesuai dengan
anggaran organisasi. Ketepatan pemilihan metode
pengembangan sistem oleh organisasi ditentukan
oleh beberapa faktor, yaitu ketersediaan paket, sumber daya sistem teknologi
informasi, dampak dari sistem dan jadwal pemakai system. Gambar 3 merupakan
bagan alir yang menunjukkan proses pemilihan metode pengembangan sistem
informasi berdasarkan faktor-faktor tersebut.
Prioritas pertama pemilihan metode pengembangan sistem
adalah paket. Ketersediaan paket merupakan faktor
penentu pembelian paket. Jika paket tidak tersedia prioritas
kedua jatuh pada outsourcing. Penentuan apakah akan dikerjakan dan dioperasikan
oleh pihak ketiga (outsourcing) ditentukan oleh faktor kemampuan sumber daya
sistem teknologi informasi (STI) yang dimiliki organisasi. Jika keputusan akan
dikembangkan secara internal (in sourcing) biasanya yang dipertimbangkan adalah
metode pengembangan End User Computing (EUC). Faktor penentu pengembangan EUC
adalah dampak dari sistem yang dikembangkan. Jika
dampaknya sempit yaitu hanya pada individu pemakai sistem yang sekaligus
pengembang sistem itu saja, maka EUC tepat jadi pilihan. Sebaliknya jika
dampaknya luas sampai ke organisasi, pengembangan sistem dengan EUC akan
berbahaya, karena jika terjadi kesalahan dampaknya akan berpengaruh pada pemakai
sistem lainnya atau pada organisasi secara luas.
Metode berikutnya yang perlu dipertimbangkan setelah
EUC adalah metode prototyping. Pertimbangan
memilih metode ini adalah jadwal pemakaian sistem. Metode ini tepat digunakan
untuk mengembangkan sistem yang harus segera dioperasikan, karena jika tidak
permasalahan yang harus diselesaikan menjadi basi dan proses pengambilan
keputusan menjadi terlambat. Jika jadwal pemakaian sistem masih lama, dalam arti
sistem tidak harus segera dioperasikan, metode SDLC tepat menjadi pilihan.
Pengembangan Sistem Informasi dengan Paket
Pada banyak organisasi cara yang mudah untuk
memperoleh sistem aplikasi adalah dengan cara membeli paket software-nya.
Banyak bank dan perusahaan membeli hampir semua software aplikasi yang
berhubungan dengan aktivitas usahanya.Paket merupakan pengembangan sistem
informasi alternatif.Paket ini dikembangkan oleh pihak ketiga, yaitu analis
sistem penjual paket.Paket yang sudah dibeli dapat dioperasikan oleh departemen
sistem informasi atau langsung digunakan oleh pemakai sistem.Sekarang ini
banyak paket yang tersedia di pasaran karena banyak aplikasi bisnis yang
bersifat umum seperti aplikasi akuntansi, keuangan dan aplikasi-aplikasi lainnya.Paket
yang tersedia dapat berupa program aplikasi yang sederhana, sampai ke program
aplikasi yang lengkap dan kompleks.Jika paket tersedia, perusahaan tidak perlu
merancang dan menulis sendiri program aplikasinya.
Pemilihan Paket
Tiga faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih
paket yaitu (1) spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, (2) ketersediaan
paket, dan (3) mengevaluasi kemampuan paket.Paket yang dipilih harus yang
paling baik dalam arti yang kemampuan paketnya paling memenuhi kebutuhan perusahaan.Beberapa
kriteria perlu diperhatikan dalam mengevaluasi kemampuan paket.Paket dapat
dievaluasi dengan menggunakan kriteria berikut.
1. Fungsi yang ditawarkan
2. Fleksibilitas.
3. Kemudahan dipakai.
4. Perangkat keras dan perangkat lunak dukungan.
5. Karakteristik file dan basis data.
6. Instalasi.
7. Perawatan.
8. Dokumentasi.
9. Kualitas penjual.
10. Biaya.
Tiga hal yang dapat dilakukan oleh organisasi setelah
menemukan paket yang dicari yaitu (1) paket yang digunakan tanpa perubahan,
jika perusahaan merasa bahwa kebutuhan yang diinginkan semuanya dapat dipenuhi
dari paket yang dipilih, paket dapat langsung digunakan tanpa adanya
perubahan-perubahan.Paket seperti ini biasanya adalah paket yang sederhana atau
paket untuk aplikasi yang umum; (2) paket modifikasi, paket dimodifikasi untuk
disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Kasus ini biasanya dilakukan jika (a)
kebutuhan yang diminta oleh perusahaan belum dapat dipenuhi oleh paket yang
dipilih dan, (b) yang dianggap benar adalah proses dari perusahaan bukan proses
dari paket, sehingga paket harus menyesuaikan perusahaannya. Paket yang
dimodifikasi merupakan kasus yang paling sering ditemui terutama untuk
perusahaan yang mempunyai proses yang unik; dan (3) perusahaan yang
dimodifikasi, paket dipilih lalu memodifikasi perusahaan untuk disesuaikan
dengan paketnya.Kasus ini kebalikan dari kasus yang kedua. Kasus ini dilakukan
jika (a) kebutuhan yang diminta sudah dipenuhi oleh paket yang dipilih dan, (b)
yang dianggap benar adalah proses dari paket bukan proses dari perusahaan,
sehingga perusahaan yang harus disesuaikan. Proses ini biasanya dilakukan jika
perusahaan akan mengadakan rekayasa proses bisnis (business process
reengineering atau BPR) melalui penggunaan teknologi sistem informasi. BPR
merupakan perubahan proses yang radikal dan dipercaya akan lebih efektif jika
digunakan sistem teknologi informasi.
Kelebihan dan Kelemahan Paket
Beberapa kelebihan paket yaitu, (1) kualitas paket
yang baik, (2) dapat digunakan seketika, (3) harga paket relatif murah, (4)
Dapat digunakan rekayasa ulang, (5) kompatibel dengan sesama pengguna paket.
Kelebihan paket pertama adalah kualitas dari paket dapat diandalkan karena
paket dikembangkan oleh tim yang berkualitas, dikembangkan dengan biaya yang
cukup mahal dan sudah diuji kualitasnya sebelum paket dijual atau telah
diperbaiki terus menerus dari keluhan-keluhan pemakai. Paket yang terkenal dan
berhasil di pasaran dikembangkan dengan biaya mahal yang diambil dari
keuntungan paket yang besar karena pembeli paket berjumlah cukup besar.Kualitas
dari paket juga dapat diuji dan dibandingkan dengan paket-paket lainnya sebelum
paket dibeli. Kedua adalah dapat digunakan seketika, keunggulan lain dari paket
adalah tidak perlu dikembangkan lagi dan siap digunakan, sehingga cocok untuk
kebutuhan sistem teknologi informasi yang mendesak yaitu yang harus digunakan
secepatnya. Ketiga, harga paket relatif murah, walaupun harga pengembangan
paket mahal, tetapi paket dijual dan dibeli oleh banyak pembeli, sehingga harga
per paketnya dapat menjadi relatif sangat murah dibandingkan jika harus
mengembangkan sendiri. Keempat, dapat digunakan untuk rekayasa ulang proses
bisnis. Karena hasil dari paket sudah jadi, maka dapat dipilih paket-paket yang
merupakan “best practice” yaitu paket dengan proses bisnis yang terbaik yang
pernah diterapkan di suatu organisasi. Rekayasa ulang proses bisnis (business
process reengineering atau BPR) dapat dilakukan dengan menerapkan paket “best
practice” dan memodifikasi organisasi untuk mengikuti proses dari paket. Kelima
kompatibel dengan sesama pengguna paket. Karena menggunakan model basis data
yang sama, maka sesama pengguna paket dapat saling bertukar data dengan mudah.
Selain memiliki kelebihan, paket
memiliki juga kelemahan, yaitu (1) Tidak sesuai untuk aplikasi yang unik, (2)
perbaikan, modifikasi sulit dikerjakan sendiri, (3) basis data tidak
terintegrasi dengan aplikasi lainnya, (4) ketergantungan dari pemasok, (5)
tidak memberikan keuntungan kompetisi.
Kelemahan pertama, tidak sesuai
untuk aplikasi yang unik, aplikasi yang unik biasanya sulit ditemukan paket
yang sesuai.Untuk aplikasi yang unik, jika paket tersedia, biasanya masih harus
dimodifikasi untuk disesuaikan dengan aplikasinya.Kedua, perbaikan, modifikasi
dan pengembangan paket sulit dikerjakan sendiri. Jika terjadi
kesalahan-kesalahan proses, perubahan-perubahan dan penambahan-penambahan di
paket akan sulit dilakukan disebabkan oleh beberapa hal yaitu, a) merubah kode
program lebih sulit dibandingkan jika harus membuatnya, b) kode-kode program di
paket biasanya sudah dikompilasi dalam bahasa mesin yang susah dibaca. Ketiga,
basis data tidak terintegrasi dengan aplikasi lainnya.Paket umumnya menggunakan
program yang tertentu dengan struktur basis data lainnya, sehingga basis data
paket tidak kompatibel dengan basis data lainnya. Keempat, ketergantungan dari
pemasok merupakan masalah dari paket jika pemasok tidak dapat diandalkan di
masa depan. Kelima, tidak memberikan keuntungan kompetisi.Paket umumnya
digunakan oleh banyak pemakai, sehingga keuntungan kompetisi dari paket menjadi
hilang, karena pesaing juga dapat menggunakannya.
BAB
III
HASIL OBSERVASI
3.1 Information System Strategy (ISS)
ISS
berkaitan dengan bagaimana mendefinisikan
kebutuhan informasi yang mendukung
kebutuhan organisasi secara umum, untuk menjamin terjadinya “the flow of
information” yang efektif dan berkualitas. ISS disesuaikan dengan bisnis
proses suatu organisasi, misalnya organisasi sekolah. SMKN 11 Bandung
membutuhkan informasi-informasi dari berbagai komponen sekolah untuk menunjang
kelancaran penyelenggaraan pendidikan dan tercapainya tujuan sekolah secara
efektif dan efisien .ISS berorientasi pada permintaan (demand oriented), yaitu kebutuhan informasi untuk perumusan
keputusan untuk kebijakan sekolah.Oleh karena itu dalam ISS perlu dirancang
sebuah instrument untuk pengumpulan data-data yang kemudian akan di olah menjadi informasi.
Instrument tersebut dapat berupaformulir manual (kertas) maupun elektronik yang
digunakan dalam setiap kegiatan sekolah.Contohnya, dalam kegiatan PPDB di SMKN
11 Bandung, sekolah merancang formulir pendaftaran untuk merekam data siswa
yang akan dijadikan bahan pertimbangan tim penyeleksi dalam menerima peserta
didik baru.
Berikut alur informasi PPDB
di SMKN 11 Bandung:
Dari diagram alur pelaksanaan
PPDB tersebut, dapat disimpulkan bahwa Information System di SMKN 11 Bandung
terdiri dari tiga tahap yaitu input, proses, dan output.
1. Input
Sekolah mendefinisikan
kebutuhan-kebutuhan PPDB dengan mengumpulkan informasi tentang ketentuan
penerimaan, membuat surat tugas, dan merancang formulir pendaftaran.
2. Proses
Sekolah menginput data siswa
yang ada di formulir pendaftaran kedalam database ppdb kota Bandung dengan
mengisi formulir ppdb kota Bandung yang ada di website: ppdbkotabandung.web.id. Dalam form ini sekolah hanya perlu mengisi
No. pendaftarandan No. UMPN, karena biodata siswa sudah tercantum sejak siswa
bersekolah dasar, kemudian mengisi pilihan jurusan 1 dan 2.Kemudian, tim
penyeleksi mengolah informasi dengan merumuskan jumlah peserta didik yang akan
diterima dan mengeliminasi berkas peserta didik berdasarkan standar penerimaan
atau kualifikasi yang telah ditetapkan sekolah.
3. Output
Sekolah mempublikasikan hasil seleksi berupa
informasi siswa yang diterima pada website: www.smkn11bdg.sch.idatau ppdbkotabandung.web.id yang akan diganti
menjadi disdikkotabandung.go.id padatahun 2016.
Bukan hanya system informasi peserta didik, SMKN 11
Bandung juga merancang aplikasi E-learning serta membuat aplikasi download agar
para siswa dapat mendownload materi-materi atau soal-soal UKK pada tahun-tahun
sebelumnya sebagai bahan ajar mandiri.
3.2 Information Technology Strategi (ITS)
Teknologi
informasi merupakan sebuah domain dariproduk-produk hasil perkembangan ilmu
computer dan telekomunikasi. SMKN 11 Bandung sedang mengembangkan teknologi
informasi berbasis web, dengan membeli domain web pada sch (school) yang
kemudian dirancang/dikembangkan sendiri sesuai kebutuhan kurikulum. Dalam
pengembangannya, SMKN 11 Bandung menggunakan system paket yang kemudian di
kelola sesuai dengan kebutuhan sekolah dan siswa.
Pada saat ini penerapan pembelajaran berbasis IT
masih terus dikembangkan di SMKN 11 Bandung, seperti USBK
(UjianSekolahBerbasisKomputer), UNBK (Ujian Nasional Berbasis Komputer), Web
SMKN 11Bandung, Kelas Digital. Digitalisasi pembelajaran ini di SMKN 11 Bandungmasih
dalam tahap uji coba.Untuk penerapan pembelajaran berbasis IT masih memiliki
banyak kendala dalam penerapannya sehingga masih belum efektif.Kendala-kendala
yang dihadapi SMK 11 Bandung diantaranya kurangnya fasilitas fasilitas yang
menunjang untuk pembelajaran berbasis IT seperti kurangnya computer untuk kelas
digital sehingga pelaksanaan kelas digital belum merata untuk seluruh jurusan.
Selain itu untuk Ujian Sekolah Berabasis Komputer pun masih mengalami kendala
yang sama selain itu juga terkadang masalah muncul dari server yang lemot
sehingga memakan waktu yang lama dalam pelaksanaanya.
3.3 Information Management Strategy (IMS)
IMS
berkaitan dengan strategi menentukan orang atau unit organisasi yang akan
menangani system informasi dalam organisasi.SMKN 11 Bandung belum memiliki
divisi khusus yang menangani system informasi berbasis IT.Pada saat ini system
informasi di SMKN 11 Bandung masih dikelola oleh seorang kepala bidang ICT dan
guru ITyang bernama Bapak.Asep dan bapak Yudi Subekti, S.Kom.SMK 11 Bandung
tidak memiliki outcomes dari perancangan sebuah sistem, SMK 11 Bandung hanya
sebagai pengembang dari sistem yang telah di sediakan oleh pemerintah tanpa
mengubah aplikasi-aplikasi yang ada.
BAB IV
PENUTUP
4.1 Simpulan
Berdasarkan hasil observasi yang di
lakukan di SMK 11 Bandung, diperoleh informasi bahwa Information System
Strategy (ISS) di SMK 11 Bandung salah satunya adalah PPDB menggunakan system
online yang sudah di siapkan dari walikota Bandung. Sekolah merancang formulir
pendaftaran untuk merekam data siswa yang akan dijadikan bahan pertimbangan tim
penyeleksi dalam menerima peserta didik baru.Information Technology Strategi (ITS). SMKN 11 Bandung sedang
mengembangkan teknologi informasi berbasis web, dengan membeli domain web pada
sch (school) yang kemudian dirancang/dikembangkan sendiri sesuai kebutuhan
kurikulum. Dalam pengembangannya, SMKN 11 Bandung menggunakan system paket.Dan
untuk Information Management Strategy (IMS), SMKN 11 Bandung belum
memiliki divisi khusus yang menangani system informasi berbasis IT.Pada saat
ini system informasi di SMKN 11 Bandung masih dikelola oleh seorang kepala
bidang ICT dan guru IT.
DAFTAR PUSTAKA
kusmuriyanto, r. d. (2012). ekonomi fenomena
disekitar. semarang: platinum.
nurhayati.
(2010). manajemen proyek. yogyakarta: graha ilmu.
Pratita,
Y. D. (2014). Sistem Informasi Manajemen . Yogyakarta: Deepublish.
Siagian,
p. D. (2007). fungsi fungsi manajemen. jakarta: bumi aksara.
No comments:
Post a Comment